Załącznik do Zarządzenia nr 1 Komendanta Komisariatu Policji w Nowym Stawie z dnia 20 grudnia 2024 roku                  w sprawie wprowadzenia zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komisariacie Policji w Nowym Stawie

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH NARUSZEŃ PRAWA W KOMISARIACIE POLICJI W NOWYM STAWIE

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Cel procedury
Procedura ma na celu ustanowienie jasnych zasad oraz zapewnienie łatwo dostępnych i bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń prawa, które gwarantują bezstronne rozpatrzenie zgłoszeń oraz ochronę osób zgłaszających (sygnalistów) przed odwetem, dyskryminacją lub innym niesprawiedliwym traktowaniem wynikającym z dokonania zgłoszenia.

§ 2. Definicje
1.	Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928);
2.	RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE.L.2016.119.1);
3.	Organ publiczny – naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, 
inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania
z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych 
w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1;
4.	Koordynator procedury zgłoszeń zewnętrznych zwany dalej „Koordynatorem” – wyznaczona przez Komendanta Powiatowego Policji w Malborku, odrębną decyzją, osoba upoważniona do rozpoznawania zgłoszeń sygnalistów lub osoba ją zastępująca;
5.	Osoba uprawniona – osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa;
6.	Kontekst związany z pracą/służbą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji 
w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
7.	Naruszenie prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne 
z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące obszarów wskazanych 
w § 3 ust.1 Procedury;
8.	Sygnalista – osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy;
9.	Osoba pomagająca – osoba, która wspiera sygnalistę w dokonaniu zgłoszenia i może doświadczać działań odwetowych;
10.	Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa;
11.	Zgłoszenie – informacja o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji do organu publicznego;
12.	Zgłoszenie zewnętrzne – zgłoszenie skierowane do organów zewnętrznych, takich jak Rzecznik Praw Obywatelskich lub innych organów publicznych;
13.	Zgłoszenie wewnętrzne – zgłoszenie skierowane do pracodawcy za pośrednictwem dedykowanych kanałów zgłoszeniowych;
14.	Informacja zwrotna – informacje przekazywane sygnaliście o podjętych lub planowanych działaniach następczych;
15.	Działanie następcze – działania podejmowane w odpowiedzi na zgłoszenie, mające na celu zweryfikowanie informacji zawartych w zgłoszeniu;
16.	Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie 
w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem, 
i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
17.	Kanał zgłoszenia – techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
18.	Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
19.	Anonim – zgłoszenie niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu;
20.	K.p.a. – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego.
§ 3. Naruszenia prawa podlegające zgłoszeniu
Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą:
1)	korupcji, 
2)	zamówień publicznych, 
3)	usług, produktów i rynków finansowych, 
4)	zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 
5)	bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 
6)	bezpieczeństwa transportu, 
7)	ochrony środowiska, 
8)	ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, 
9)	bezpieczeństwa żywności i pasz, 
10)	zdrowia i dobrostanu zwierząt, 
11)	zdrowia publicznego, 
12)	ochrony konsumentów, 
13)	ochrony prywatności i danych osobowych, 
14)	bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, 
15)	interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, 
16)	rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
17)	konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

Rozdział II
Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
§ 4. Kanały zgłoszeń zewnętrznych
1.	Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane za pomocą następujących kanałów:
a)	ustnie;
b)	pisemnie.
2.	Zgłoszenie ustne:
1)	sygnalista, po wyrażeniu zgody na nagrywanie w przedstawionej formie komunikatu głosowego, może dokonać zgłoszenia ustnego telefonicznego 
pod numerem 47 74 22 982, w godzinach 8.00-14.00, od poniedziałku 
do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy;
2)	zgłoszenie to jest nagrywane, a następnie jest transkrybowane za pomocą programu, odtwarzającego dokładny przebieg rozmowy. Do akt sprawy dołączane będzie nagranie rozmowy na nośniku elektronicznym;
3)	sygnalista ma prawo sprawdzić, poprawić i zatwierdzić transkrypcję poprzez 
jej podpisanie w siedzibie KP Nowy Staw, po uprzednim umówieniu                   się telefonicznym pod numer telefonu jak wyżej;
4)	na wniosek sygnalisty, możliwe jest zorganizowanie spotkania w celu dokonania zgłoszenia ustnego. Spotkanie zostanie zorganizowane w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. Zgłoszenie dokonane podczas spotkania będzie dokumentowane w formie Ustnego Protokołu Przyjęcia Zewnętrznego Zgłoszenia Naruszenia Prawa – przyjętego przez osobę uprawnioną. Protokół stanowi załącznik nr 1 do procedury;
5)	sygnalista sprawdza i zatwierdza zgodność treści zawartej w protokole poprzez jego podpisanie.
3.	Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane przy użyciu Formularza Zgłoszenia Zewnętrznego stanowiącego załącznik nr 2 do procedury:
1)	w formie papierowej – dostarczając w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne” do Koordynatora Komisariatu Policji w Nowym Stawie, ul. Bema 6 82-230 Nowy Staw;
2)	listownie – przesyłając je na adres: ul. Bema 6 82-230 Nowy Staw –                 z dopiskiem „Koordynator zgłoszeń zewnętrznych KP Nowy Staw – Zgłoszenie do rąk własnych”;
3)	w formie elektronicznej – na adres e-mail: 
sygnalista.komisariat.nowy-staw@gd.policja.gov.pl
4.	Dostęp do skrzynki e-mail posiada Koordynator i jego Zastępca;
§ 5. Zgłoszenia nadesłane innymi kanałami
1.	Wszystkie zgłoszenia otrzymane poza dedykowanymi kanałami traktowane są jako priorytetowe i niezwłocznie przekazywane do Koordynatora. W takim przypadku zgłoszenie jest oceniane pod kątem zgodności z wymogami ustawy 
o ochronie sygnalistów, a jeśli spełnia kryteria zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa, zgłaszający jest kierowany do kontaktu za pośrednictwem właściwego kanału zgłoszeniowego, co zapewnia dalszy proces w pełnej poufności.
2.	Zgłaszający, decydując się na korzystanie z kanałów zgłoszeniowych innych 
niż dedykowane, zostaje poinformowany o potencjalnych zagrożeniach związanych 
z brakiem zapewnienia poufności, co może prowadzić do ujawnienia jego tożsamości.

Rozdział III
Zewnętrzne zgłoszenia naruszeń prawa oraz działania następcze
§ 6. Zgłoszenia
1.	Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia zaistnienia lub możliwości zaistnienia naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 
w organizacji w obszarze wskazanym w § 3 procedury.
2.	Zgłoszenia dotyczące obszarów nieobjętych ustawą oraz zgłoszenia wyczerpujące znamiona przestępstw bądź wykroczeń są wyłączone z niniejszej procedury 
i podlegają odrębnym przepisom regulującym ich rozpatrywanie.
3.	Zgłoszenia zewnętrzne należy składać za pomocą Formularza Zgłoszenia Zewnętrznego.
4.	Zgłoszenie powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:
1)	określenia rodzaju zgłoszenia (zewnętrzne);
2)	szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;
3)	wskazanie obszaru naruszenia prawa zawartego w § 3 procedury;
4)	wskazanie danych osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;
5)	dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);
6)	w celu otrzymania informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia oraz uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego wszczętego 
w związku z dokonanym zgłoszeniem, Sygnalista wskazuje swoje dane, 
tj. imię, nazwisko oraz adres do kontaktu.
5.	Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Osoba dokonująca zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 ustawy).
6.	Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane w trybie ustawy.
7.	Zgłoszenie jest rejestrowane w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który zawiera następujące dane:
1)	numer zgłoszenia;
2)	przedmiot naruszenia prawa;
3)	dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne                do identyfikacji tych osób;
4)	datę dokonania zgłoszenia;
5)	informację o podjętych działaniach następczych;
6)	informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa art. 38 ustawy;
7)	datę zakończenia sprawy;
8)	informacje o niepodejmowaniu dalszych działań, o których mowa w art. 40   ust. 2 ustawy;
9)	szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszenia, które było przedmiotem zgłoszenia.
8.	Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami;
9.	Za prowadzenie Rejestru Zgłoszeń odpowiada Koordynator KP Nowy Staw.
§ 7. Działania następcze
1.	Zgłoszenia naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane przez Koordynatora, bądź w przypadku jego nieobecności przez wyznaczonego Zastępcę.
2.	W ramach czynności, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić 
się do Sygnalisty, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu Sygnalisty;
3.	Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz poda przyczynę tej decyzji. Dodatkowo, w odpowiedzi organ może wskazać odpowiednią procedurę przewidzianą w odrębnych przepisach oraz, jeśli jest to możliwe, wskazać właściwy organ do rozpoznania sprawy. 
4.	W przypadku, gdy wstępna ocena zgłoszenia wykaże, że zawiera ono informacje, które na mocy odrębnych przepisów podlegają przekazaniu do odpowiednich instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, Koordynator realizuje obowiązek określony w art. 39 ust. 4 ustawy.
5.	Jeżeli wstępna weryfikacja zgłoszenia wykaże, że Komendant Komisariatu Policji 
w Nowym Stawie jest właściwym organem do jego rozpatrzenia, Koordynator przekaże sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, o ile organ nie otrzymał sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia. Potwierdzenie stanowi załącznik nr 3 do niniejszej procedury. 
6.	Organ nie przekaże informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeśli będzie miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że mogłoby to zagrozić ochronie poufności tożsamości Sygnalisty. Adnotację taką umieszcza się w aktach sprawy.
7.	W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej 
do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak 
niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
8.	Organ może odstąpić od podjęcia działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy sprawy, która była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia (od tego samego lub innego Sygnalisty), i nie zawiera, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, istotnych bądź nowych informacji dotyczących naruszenia prawa. 
W takiej sytuacji organ poinformuje zgłaszającego o odstąpieniu od działań. 
W przypadku kolejnych zgłoszeń dotyczących tej samej sprawy organ może pozostawić je bez rozpoznania i bez przekazywania informacji zwrotnej.
9.	Zgłoszenia zakwalifikowane jako zewnętrzne zgłoszenia naruszeń prawa organ odnotowuje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do procedury.
10.	Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 
3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

§ 8. Sposób postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi
1.	Koordynator lub jego Zastępca, podejmuje działania następcze w odniesieniu                      do zgłoszenia zewnętrznego, z zachowaniem należytej staranności.
2.	Działania następcze obejmują fazy:
1)	przeprowadzenia wstępnej oceny zgłoszenia, mającego na celu zaplanowanie dalszych działań wyjaśniających;
2)	realizacji postępowania wyjaśniającego, którego celem jest weryfikacja faktów oraz ocena prawdziwości zgłoszonych informacji;
3)	podejmowania działań następczych, które mają na celu eliminowanie skutków 
i przyczyn naruszenia prawa oraz zmniejszenie ryzyka jego przyszłego naruszenia.
3.	Koordynator prowadzi sam postępowanie bądź powierza jego przeprowadzenie swojemu Zastępcy. W wyjątkowych sytuacjach, za zgodą Komendanta Komisariatu Policji w Nowym Stawie postępowanie może zostać powierzone wskazanemu funkcjonariuszowi KP w Nowym Stawie, po jego uprzednim upoważnieniu.
4.	Osoba prowadząca postępowanie może korzystać z pomocy innych funkcjonariuszy KP w Nowym Stawie oraz za zgodą Komendanta Powiatowego Policji w Malborku     z pomocy funkcjonariuszy KPP w Malborku, powołanych ad hoc w charakterze ekspertów danej dziedziny. Przy czym konieczność taka udokumentowana zostaje w formie notatki służbowej, zatwierdzonej przez Komendanta Powiatowego Policji i Komendanta Komisariatu Policji w Nowym Stawie. Osoba włączona do postępowania otrzymuje jednorazowe upoważnienie do zapoznania 
się z aktami oraz zobowiązanie do zachowania tajemnicy, co stanowi załącznik nr 5 do procedury.
5.	Wyłączenie się z postępowania w przypadku konfliktu interesów: 
1)	każda osoba zaangażowana w działania następcze, w tym Koordynator, zobowiązana jest do unikania konfliktu interesów. W przypadku zaistnienia konfliktu interesów osoba ta ma obowiązek natychmiastowego wyłączenia                się z postępowania i poinformowania o tym Koordynatora, sporządzając oświadczenie stanowiące załącznik nr 6 do procedury;
2)	jeżeli konflikt interesów dotyczy Koordynatora, sprawa zostaje niezwłocznie przekazana Komendantowi Komisariatu Policji w Nowym Stawie. W opisanym przypadku uprawnienia przewidziane niniejszą procedurą dla Koordynatora przysługują osobie upoważnionej przez Komendanta |Komisariatu Policji w Nowym Stawie; 
3)	przekazanie sprawy o której mowa w punkcie 2 powinno nastąpić nie później niż w terminie 3 dni roboczych od momentu stwierdzenia konfliktu interesów w przypadku, gdy sprawa dotyczy Komendanta Komisariatu Policji                       w Nowym Stawie, zostaje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, przekazana do Komendy Powiatowej Policji  w Malborku.
6.	Dane sygnalisty na każdym etapie są chronione na zasadach zawartych w ustawie.
7.	Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest:
1)	na podstawie przepisów odrębnych ustaw regulujących czynności kontrolne, nadzorcze, wyjaśniające oraz podobne w zakresie zgłoszenia;
2)	z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, w tym zasad należytej staranności, komunikacji z sygnalistą, ochrony jego tożsamości, ochrony tożsamości osoby, której zgłoszenie dotyczy, oraz ochrony informacji, zgodnie z ustawą oraz odrębnymi przepisami, w sytuacjach, gdy zakres tematyczny wykracza poza powyższe.

Rozdział IV
Zasady ochrony sygnalisty oraz dokumentacji
§ 9. Dokumentowanie, przechowywanie i archiwizacja
1.	Zgłoszenia dokumentuje się za pomocą formularzy stanowiących załączniki 
do niniejszej procedury. Pozostała dokumentacja przyjmuje formę pism lub notatek służbowych. Dopuszczalne są inne formy dokumentowania czynności, jeżeli 
nie zostały one przewidziane we wzorach formularzy, a wymagane są okolicznościami sprawy.
2.	Dane osobowe i adresowe przechowuje się w zamkniętej kopercie dołączonej do akt.
3.	Miejsce przechowywania akt i Rejestru Zgłoszeń Zewnętrznych:
1)	akta i rejestr dotyczące sygnalistów są przechowywane w dedykowanej szafie pancernej, do której dostęp jest ograniczony kluczem oraz plombą;
2)	dostęp do szafy z aktami sygnalistów mają wyłącznie Koordynator, jego Zastępca oraz Komendant Komisariatu Policji w Nowym Stawie.
2.	Zasady przechowywania akt:
1)	wszystkie akta sygnalistów przechowywane są w sposób zapewniający 
ich poufność i ochronę przed nieuprawnionym dostępem;
2)	czynność podejmowane w ramach nadzoru służbowego oraz dostęp do akt 
(z wyłączeniem osoby prowadzącej) odnotowywane są w Karcie Nadzoru 
ze wskazaniem daty, godziny oraz imienia i nazwiska osoby uzyskującej dostęp do akt. Karta nadzoru stanowi załącznik nr 7 do procedury. 
3.	Obieg korespondencji wewnętrznej:
1)	obieg korespondencji zgłoszeń odbywa się z wyłączeniem procedur kancelaryjnych;
2)	obieg korespondencji w sprawach przekazanych do jednostek podległych odbywa się z zachowaniem poufności, na zasadach ustalonych dla danej sprawy przez Koordynatora;
3)	korespondencja elektroniczna z sygnalistą odbywa się z zachowaniem środków ostrożności, tj. w przypadku pism elektronicznych z wykorzystaniem wybranego środka kodowania (np. zip, hasło w pdf);
4)	obieg korespondencji zawierającej dane sygnalisty lub informacje, które mogą ujawnić jego personalia, odbywa się wewnątrz Komisariatu Policji                   w Nowym Stawie manualnie, w formie papierowej. Dokumenty przekazywane               są do rąk własnych osób upoważnionych, za pokwitowaniem na piśmie przewodnim, w zamkniętych kopertach.
5)	w sprawach technicznych i niezawierających danych sygnalisty, 
nie wskazujących na jego personalia oraz przedmiot sprawy dopuszcza 
się standardowy obieg dokumentacji obowiązujący w Komisariacie Policji w Nowym Stawie, nadając znak 0151.
4.	Zgodność z RODO:
1)	wszystkie działania związane z przetwarzaniem i przechowywaniem danych osobowych są zgodne z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO);
2)	szczegółowe procedury związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, są opisane w RODO;
3)	za ochronę danych osobowych sygnalistów i osób powiązanych odpowiada Inspektor Ochrony Danych Osobowych. 
5.	Niszczenie akt sygnalisty:
1)	akta sygnalistów i związane z nimi informacje są przechowywane przez okres 
3 lat po zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania związane z danym zgłoszeniem;
2)	po upływie okresu przechowywania, akta sygnalisty są niszczone w sposób uniemożliwiający ich późniejsze odtworzenie;
3)	proces niszczenia akt odbywa się w Komisariacie  Policji                                   w Nowym Stawie i jest dokumentowany w „Protokole Zniszczenia Akt Sygnalisty”, który jest przechowywany przez okres 2 lat. Protokół Zniszczenia Akt Sygnalisty stanowi załącznik nr 8 do procedury;
4)	niszczenie akt nadzoruje Komisja ds. Zniszczenia Akt Sygnalisty, powołana przez Komendanta Komisariatu Policji w Nowym Stawie. Komisja sporządza protokół, który zawiera informacje o rodzaju i liczbie niszczonych akt, sposobie ich zniszczenia oraz datę i miejsce zniszczenia;
5)	niszczenie zapisów z Rejestrów zgłoszeń zewnętrznych odbywa się zgodnie zasadami ochrony danych zbioru manualnego;
6)	dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, 
nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Niszczenie danych dokumentowane jest w formie notatki służbowej.
§ 10. Ochrona sygnalisty
1.	Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U.2024.928), od chwili dokonania zgłoszenia.
2.	Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:
1)	ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę 
na ujawnienie danych;
2)	jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
3)	zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
4)	ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3.	Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie. Zaświadczenie stanowi załącznik nr 9                   do procedury.
4.	W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za rok poprzedni, ogłaszane do celów emerytalnych 
w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia. 

Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 11. Przegląd procedury
1.	Ocena adekwatności i skuteczności Procedury dokonywana jest, co najmniej raz na 3 lata przez Koordynatora. 
2.	Przegląd procedury dokumentowany jest notatką służbową zatwierdzaną przez Komendanta Komisariatu Policji w Nowym Stawie.

§ 12. Sprawozdawczość
1.	Koordynator sporządza sprawozdanie zawierające poniższe dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych:
1)	liczbę przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;
2)	liczbę postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz informacje na temat wyniku tych postępowań;
3)	szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego – o ile organ publiczny posiada takie dane.
2.	Dane statystyczne o których mowa w ust. 1 nie obejmują danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
3.	Sprawozdania, po zatwierdzeniu przez Komendanta Komisariatu Policji 
w Nowym Stawie, przekazywane są Rzecznikowi Praw Obywatelskich, za pośrednictwem Wydziału Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Gdańsku          w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za który sprawozdanie jest sporządzane.
 § 13. Wzory dokumentów
Wykaz wzorów dokumentów:
1)	Ustny protokół przyjęcia zewnętrznego zgłoszenia naruszenia prawa;
2)	Formularz zgłoszenia zewnętrznego;
3)	Potwierdzenie o przyjęciu, przekazaniu, odrzuceniu zgłoszenia;
4)	Rejestr zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa;
5)	Upoważnienie do rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych                                i podejmowania działań następczych;
6)	Oświadczenie o braku konfliktu interesów;
7)	Karta nadzoru;
8)	Protokół zniszczenia akt sygnalisty;
9)	Zaświadczenie o objęciu ochroną sygnalisty;
10)	Pismo przewodnie;
11)	Klauzula informacyjna RODO 1
12)	Klauzula informacyjna RODO 2